今回はAccessについての説明です。
以前までExcel・Wordの説明をしてましたが、今回Access（アクセス）についてです。
難しそうに見えますが意外に、使いこなせればできることが多く、業務が効率化されます。
また、プログラムを知らなくても直感的に操作できることがありますのでこの機に学んでみてください
ExcelやWordもブログに掲載していますのでご確認ください。
Access（アクセス）とは
Microsoft社が開発し提供しているデータベース管理ソフトで、正式名称はMicrosoft Office Access（マイクロソフト・オフィス・アクセス）です。
データベース（※１）の管理適していて、ビジネス現場で多く利用されているソフトです。
Accessでできることのご紹介をします。
① 大量のデータを保存して蓄積できる
Excelでは１シート「104万8,576行」という保存限界もあり、更にExcelファイルを開くときに時間がかかります。Accessでは、1つのデータベースについて「最大2Gまで」という「容量の限界」があるだけで、保存件数に制限はありません。
大体1レコード 1KBのテーブルの場合だと 100万件位になるねー
② 作業を効率化できる
販売ソフトや会計ソフト等は通常、入力項目を増やしたり減らしたり変更することができません。その点Accessで作成したデータベースは必要に応じて新しく入力したい項目を増やしたり自分で自由に作成したりできるので効率よく管理ができるようになります。
③ Accessはプログラム開発もできる
Accessの中の上級者レベルになりますがAccessはVBAというプログラム開発ができます！
Excelもできますがその話しはさておき・・
VBAとはVisual Basic for Appication と言います。ブイビーエーと言います。
ベーシック言語のひとつです。
他のプログラムとは異なり、開発環境を構築する必要もなく、Accessがあれば開発できます。
但し、Accessで複雑な処理を作成したい場合は、自分自身でやるよりシステム会社に任せてもよいと思います。
プログラムの話しをすると長くなるのでこの辺で。今度ご説明しますね。
※１.データベースとは
検索が容易にできるように整理された情報の集まりのことをいいます。
簡単に言うと『データを共有・検索・加工しやすくした、データの集まり』です。
データの更新・追加・削除したりできます。
もっと簡単に言うと辞書みたいなものです。（データが集合している）
AccessとExcelの違いと比較
データ量の違い
ひとつの目安ですが・・・
Accessでできることで記載しましたがExcelとAccessで、最も違うことは保存するデータ量の違いです。会社で沢山の人が使うExcelですが、Excelはあくまでも表計算用としているため、大量のデータを保存するのは不向きとなります。
Accessは2Gまで使用できるので、大量のデータを保存する時にExcelではなくAccess、少量データだったらExcelと使い分けるといいと思います。
くまの会社も色々なことにAccess使ってるよ。
最初は取っつきにくいけどなれると楽になるよ！
速度が異なる
先ほどデータ量の話しをしましたが、データ量によってはExcelを使用すると重くてなかなかブックが開かなかったり計算しなかったりもします。
先ほど同様速度のためにも大量データはAccessを使用した方がいいと思います。
ExcelとAccessについては、状況によって分けた方がよいと思います。
出来れば大容量データはAccess、小容量データはExcelをお勧めします。
Accessのデメリット
メリットは前述で書きましたが、一方デメリットももちろんあります。
データベースの知識が必要
ある程度、直感で操作はできますが、やはり少しのデータベース知識が必要となってきます。
Accessを使用するためのOfficeを購入しないといけない
現時点Accessを使用するためには、家庭用はOffice365『Microsoft 365 Personal』法人用は『Microsoft 365 Business Standard』『Microsoft 365 Business Premium』『Microsoft 365 Apps』の購入が必要です。（2021年2月現在）